Co musi zawierać potwierdzenie bookingu? Checklista dla rodzica

Klient wybrał Waszą córkę albo syna. Agencja pisze, że booking jest potwierdzony. W wiadomości są data, miasto i stawka. Wygląda na to, że można już zamknąć temat ustaleń i zacząć pakowanie.

Niekoniecznie.

Potwierdzone zlecenie, czyli confirmed booking, powinno mówić nie tylko, że praca się odbędzie. Powinno również wyjaśniać, jaka to praca, dla kogo, kiedy, za ile i na jakich zasadach klient wykorzysta wizerunek modelki lub modela. Bez tych informacji rodzina zna termin, ale nie zna zobowiązania.

Nie istnieje jeden formularz używany przez wszystkie agencje. Potwierdzeniem może być wiadomość e-mail, karta bookingu, wpis w systemie albo zestaw dokumentów. Forma jest drugorzędna. Liczy się to, czy z zapisanych ustaleń da się odtworzyć całą ofertę bez dopowiadania sobie brakujących części.

Dobre potwierdzenie odpowiada na pytanie: „Na co dokładnie się zgadzamy?”. Samo słowo „confirmed” nie jest odpowiedzią.

W skrócie

1. Potwierdzenie powinno wskazywać klienta, markę, rodzaj projektu oraz podmiot odpowiedzialny za zapłatę.
2. Zakres pracy musi być opisany na tyle konkretnie, aby modelka wiedziała, co będzie robić, w jakich stylizacjach i w jakich granicach.
3. Data, miejsce, przewidywany czas pracy, przymiarki, próby, podróż i dni rezerwowe powinny być znane przed przyjęciem zlecenia.
4. Stawka wymaga kontekstu. Trzeba wiedzieć, czego dotyczy, co obejmuje i jakie prowizje, podatki lub koszty mogą ją pomniejszyć.
5. Wykorzystanie wizerunku powinno określać markę, media, terytorium, czas kampanii oraz zasady rozszerzenia lub przedłużenia emisji.
6. Wyłączność musi mieć granice. Ogólne hasło „bez konkurencji” nie mówi, jakich zleceń modelka nie będzie mogła przyjąć.
7. Przy wyjeździe trzeba ustalić transport, nocleg, opiekę, koszty i odpowiedzialność za zmianę planu.
8. Zasady odwołania oraz istotnej zmiany zlecenia powinny być znane wcześniej, a nie negocjowane dopiero po problemie.
9. Przy osobie niepełnoletniej potwierdzenie musi uwzględniać prawdziwy wiek, zgodę młodej osoby, decyzje rodzica oraz wymagane formalności.
10. Arkusz organizacyjny planu, czyli call sheet, może przyjść później. Nie powinien jednak po raz pierwszy ujawniać nowej marki, dodatkowego dnia, nagości ani szerszego użycia wizerunku.

Czy potwierdzenie bookingu musi być jednym dokumentem?

Nie. Istotne informacje mogą znajdować się w karcie bookingu, wiadomościach od osoby prowadzącej zlecenie po stronie agencji, czyli bookera, umowie z agencją, warunkach klienta oraz późniejszym call sheet. Problem zaczyna się wtedy, gdy nikt nie potrafi zebrać ich w jedną spójną odpowiedź.

Rodzic nie powinien prowadzić śledztwa w siedmiu wątkach wiadomości, żeby ustalić, czy stawka obejmuje prawa do reklamy, kto płaci za hotel i o której mniej więcej skończy się praca. Booker powinien umieć wskazać aktualne warunki oraz wyjaśnić, który zapis obowiązuje po zmianach.

Warto poprosić o jedno podsumowanie, szczególnie gdy ustalenia odbywały się telefonicznie albo zmieniały się w trakcie rozmów. Nie musi mieć pieczęci, czerwonej wstążki i dwunastu załączników. Ma być czytelne.

Dlaczego pisemne ustalenia są ważne?

Rozmowa telefoniczna bywa najszybsza, ale pamięć stron nie jest systemem archiwizacji. Po kilku dniach klient może inaczej rozumieć liczbę godzin, agencja inaczej liczyć stawkę, a rodzic pamiętać, że nocleg miał być opłacony.

Pisane potwierdzenie pozwala:

• sprawdzić warunki przed wyrażeniem zgody;
• wychwycić brakujące informacje;
• porównać późniejszy call sheet z wcześniejszymi ustaleniami;
• ustalić, co zmieniło się po potwierdzeniu;
• rozliczyć pracę i wykorzystanie wizerunku;
• wrócić do zasad anulowania, gdy realizacja nie dojdzie do skutku.

Polskie prawo nie sprowadza każdej umowy do kartki z odręcznym podpisem. Oświadczenie woli może zostać wyrażone zachowaniem, które ujawnia ją w dostateczny sposób, także elektronicznie. To jeden z powodów, dla których krótkiego „potwierdzamy” nie warto wysyłać bez przeczytania warunków. Wiadomość może mieć większe znaczenie niż sugeruje jej swobodny ton.

1. Klient, marka i osoby odpowiedzialne

Pierwsza część potwierdzenia powinna odpowiadać na pozornie proste pytanie: dla kogo jest ta praca?

W produkcji mogą uczestniczyć różne podmioty. Marka zamawia kampanię, agencja reklamowa opracowuje koncepcję, dom produkcyjny organizuje zdjęcia, a agencja modelingowa dostarcza obsadę. Firma, której logo zobaczycie w reklamie, nie zawsze jest firmą kontaktującą się z agencją i nie zawsze bezpośrednio płaci modelce.

Potwierdzenie powinno wskazywać:

• markę albo produkt, którego dotyczy projekt;
• klienta zlecającego pracę;
• agencję reklamową lub dom produkcyjny, jeśli są zaangażowane;
• agencję modelingową prowadzącą booking;
• bookera lub inną osobę kontaktową;
• podmiot odpowiedzialny za zapłatę.

Na wczesnym etapie nazwa marki bywa objęta poufnością. Przed ostateczną akceptacją agencja powinna jednak mieć wystarczające informacje, żeby ocenić charakter pracy, możliwy konflikt z poprzednimi kampaniami i zakres wyłączności. „Duża marka beauty” może brzmieć efektownie. Nadal nie jest nazwą klienta ani opisem zobowiązania.

Co sprawdzić jako rodzic?

Zapytajcie, kto formalnie zamawia pracę, dla jakiej marki powstaje materiał oraz kto zapłaci agencji lub modelce. Jeśli na różnych dokumentach pojawiają się różne firmy, poproście bookera o wyjaśnienie ich ról.

Nie chodzi o podejrzliwość wobec każdej produkcji. Chodzi o to, żeby w razie pytania o płatność, zmianę zakresu albo bezpieczeństwo było wiadomo, z kim właściwie rozmawiać.

2. Rodzaj projektu i rzeczywisty zakres pracy

„Sesja dla marki odzieżowej” to za mało. Inaczej wygląda kilka godzin zdjęć produktowych do sklepu internetowego, inaczej całodniowa kampania reklamowa, a jeszcze inaczej film z dialogiem, ruchem i bliskim kontaktem z innymi osobami.

Potwierdzenie powinno określać, czy zlecenie dotyczy:

• sesji zdjęciowej;
• filmu reklamowego;
• zdjęć produktowych do sklepu internetowego;
• pokazu albo prezentacji kolekcji;
• publikacji redakcyjnej;
• przymiarki, czyli fittingu;
• próby ruchowej, fryzjerskiej lub makijażowej;
• występu podczas wydarzenia;
• przygotowania materiałów do profilu marki;
• publikacji na własnym profilu modelki;
• kilku z tych czynności łącznie.

Trzeba również wiedzieć, co modelka będzie robić przed obiektywem lub publicznością. Znaczenie mają stylizacje, sceny, tekst do wypowiedzenia, ruch, kontakt fizyczny, praca ze zwierzęciem, wodą, ogniem, wysokością albo pojazdem. Osobno trzeba uzgodnić nagość, bieliznę, przezroczyste ubrania, symulowane sceny intymne oraz trwałą albo znaczącą zmianę wyglądu.

W tych sprawach zakres nie może opierać się na domyśle. Modelka i rodzic powinni znać go przed akceptacją, a młoda osoba musi mieć realną możliwość odmowy. Ogólna zgoda na udział w sesji nie jest zgodą na wszystko, co komuś przyjdzie do głowy już na planie.

Dodatkowy film i materiały zza kulis też są pracą

Podczas sesji klient może chcieć nagrać krótkie pionowe filmy, wypowiedź do mediów społecznościowych albo materiały zza kulis, nazywane backstage. Te materiały także wykorzystują czas, pracę i wizerunek modelki.

Jeśli nie znalazły się w pierwotnym zakresie, trzeba ustalić, czy modelka je akceptuje, gdzie zostaną opublikowane i czy wymagają dodatkowego wynagrodzenia. Telefon w ręce osoby z produkcji nie zamienia reklamy w prywatną pamiątkę.

3. Termin, miejsce i przewidywany czas pracy

Dokładna godzina wezwania na plan może pojawić się bliżej realizacji. Potwierdzenie powinno jednak pozwalać rodzinie ocenić, ile czasu rzeczywiście zajmie zlecenie.

Trzeba ustalić:

• datę i miasto realizacji;
• przewidywaną godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia;
• planowaną liczbę godzin pracy;
• datę i czas fittingu, prób oraz przygotowań;
• dni podróży;
• dodatkowy dzień zdjęciowy lub termin rezerwowy;
• przewidywany czas dojazdu;
• moment przekazania dokładnego call time;
• zasady pracy ponad uzgodniony czas.

Jeśli klient rezerwuje kilka możliwych dat, każda z nich powinna być wskazana. „Jeden dzień między poniedziałkiem a czwartkiem” blokuje w praktyce cztery dni rodzinnego kalendarza. Marketing może widzieć elastyczność. Szkoła, praca rodzica i przewoźnik widzą cztery osobne daty.

Fitting, próba i podróż nie znikają z kalendarza

Zlecenie zdjęciowe może trwać osiem godzin, ale wymagać przymiarki dzień wcześniej, noclegu i powrotu kolejnego ranka. Dlatego pytanie „ile trwa sesja?” nie wystarcza.

Sprawdźcie cały przedział od wyjścia z domu do bezpiecznego powrotu. Dotyczy to szczególnie osoby niepełnoletniej, która ma szkołę, potrzebuje opieki albo nie może pracować w dowolnych godzinach.

4. Wynagrodzenie i zasady rozliczenia

Kwota bez opisu jest tylko kwotą. Może oznaczać stawkę modelki, cały budżet bookingu, kwotę przed prowizją agencji albo sumę obejmującą pracę i szerokie prawa do kampanii. Te liczby mogą wyglądać tak samo w wiadomości, ale prowadzą do różnych przelewów.

Potwierdzenie powinno wyjaśniać:

• stawkę za samą pracę;
• wynagrodzenie za wykorzystanie wizerunku, jeśli jest liczone osobno;
• stawkę za fitting, próbę i dodatkowy dzień;
• sposób rozliczania nadgodzin;
• wynagrodzenie za publikację na profilu modelki, jeśli klient jej wymaga;
• zwrot kosztów podróży, noclegu i wyżywienia;
• prowizję agencji i inne znane potrącenia;
• informację, czy podana kwota zawiera podatki lub inne należności;
• podmiot wystawiający i otrzymujący dokument rozliczeniowy;
• termin płatności oraz moment, od którego jest liczony.

Rodzic nie musi przed pracą wyliczyć ostatecznej kwoty do grosza, jeśli rozliczenie wymaga późniejszych dokumentów. Powinien jednak wiedzieć, za co klient płaci i co może zostać odjęte. „Stawka 3000” bez waluty, zakresu oraz informacji o prowizji jest bardziej początkiem rozmowy niż jej końcem.

Pełny przebieg fakturowania, potrąceń i kontroli przelewu należy do osobnego artykułu o rozliczeniu zlecenia modelki. Na etapie potwierdzenia najważniejsze jest to, aby późniejsze rozliczenie miało punkt odniesienia.

Czy fitting i nadgodziny zawsze są płatne według jednej stawki?

Nie ma jednej zasady wspólnej dla wszystkich rynków i agencji. Branżowe warunki stosowane przez poszczególne organizacje mogą przewidywać konkretne stawki za fitting, nadgodziny, podróż lub anulowanie, ale obowiązują strony tylko wtedy, gdy zostały włączone do ich ustaleń.

Nie kopiujcie więc przypadkowej zasady z zagranicznego rynku i nie zakładajcie, że działa automatycznie w Polsce. Poproście o zasadę dotyczącą tego konkretnego bookingu.

5. Wykorzystanie wizerunku

Zlecenie ma dwa różne elementy. Pierwszym jest wykonanie pracy na planie. Drugim jest prawo klienta do korzystania z powstałych zdjęć, filmów, głosu lub innych materiałów.

To, że modelka zgodziła się stanąć przed aparatem, nie powinno pozostawiać klientowi dowolności w późniejszym użyciu efektów. Potwierdzenie powinno określać:

• markę i reklamowany produkt;
• rodzaj materiału, którego dotyczy zgoda;
• media, na przykład sklep internetowy, media społecznościowe, prasa, billboardy, telewizja albo reklamy kinowe;
• terytorium, czyli kraje lub regiony kampanii;
• czas korzystania z materiałów;
• datę rozpoczęcia kampanii, jeśli ma znaczenie;
• wykorzystanie organiczne i płatną promocję;
• liczbę materiałów, jeśli została ograniczona;
• zasady przedłużenia, wznowienia albo rozszerzenia kampanii;
• zgodę na materiały backstage;
• możliwość kadrowania, montażu i innych modyfikacji;
• wykorzystanie twarzy, sylwetki, głosu, ruchu lub ich cyfrowych odwzorowań;
• zasady użycia narzędzi sztucznej inteligencji.

Polska ustawa o prawie autorskim co do zasady wymaga zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku, z określonymi w ustawie wyjątkami. W praktyce komercyjnego bookingu zakres zezwolenia warto opisać wyraźnie. Zgoda na zdjęcia do sklepu internetowego nie powinna po cichu rozciągać się na międzynarodową reklamę telewizyjną przez nieograniczony czas.

Słowo „internet” także nie załatwia sprawy. Może oznaczać własną stronę marki, wszystkie platformy społecznościowe, płatne reklamy kierowane do milionów odbiorców, serwisy partnerów albo ponowną publikację przez sprzedawców. Internet jest kanałem, nie precyzyjną licencją.

AI, skan twarzy i cyfrowa postać

Jeśli klient chce zeskanować twarz lub ciało, nagrać próbki głosu, trenować model generatywny albo tworzyć nowe wersje materiału bez kolejnego udziału modelki, potwierdzenie powinno opisywać ten zakres osobno.

Rodzic powinien wiedzieć:

• jakie dane lub nagrania zostaną zebrane;
• kto będzie mógł z nich korzystać;
• do jakich celów;
• przez jaki czas;
• czy mogą powstawać nowe pozy, wypowiedzi lub sceny;
• czy materiały mogą trafić do podmiotów trzecich;
• jak ustalono wynagrodzenie;
• czy i na jakich zasadach zgodę można ograniczyć lub zakończyć.

To nie jest techniczny dopisek do zwykłej sesji. To osobny sposób korzystania z tożsamości i pracy człowieka. Szczególnie przy osobie niepełnoletniej nie powinien być ukryty w ogólnym zdaniu o „wszystkich obecnych i przyszłych technologiach”.

6. Wyłączność i konflikt z innymi markami

Klient może oczekiwać, że przez określony czas modelka nie wystąpi w reklamie konkurencyjnego produktu. Takie ograniczenie bywa uzasadnione kampanią, ale musi być konkretne i uwzględnione w wynagrodzeniu.

Potwierdzenie powinno wskazywać:

• kategorię produktów objętą wyłącznością;
• konkretne marki konkurencyjne albo sposób ich określenia;
• terytorium;
• czas obowiązywania;
• moment rozpoczęcia ograniczenia;
• rodzaje działań objętych zakazem;
• wpływ wcześniejszych kampanii modelki;
• wynagrodzenie za ograniczenie możliwości przyjmowania innych prac.

„Wyłączność beauty” może dotyczyć jednego rodzaju kosmetyków albo niemal całego rynku urody. „Konkurencja” może znaczyć trzy wskazane marki lub każdą firmę sprzedającą krem. Dopóki nie ma definicji, ograniczenie jest wygodne głównie dla strony, która je napisała.

Przed potwierdzeniem agencja powinna sprawdzić wcześniejsze i przyszłe zobowiązania modelki. Rodzic może też poprosić o prosty przykład: jakiego zlecenia córka nie będzie mogła przyjąć przez ten zapis? Konkret często mówi więcej niż dwa akapity prawniczego dymu.

7. Podróż, nocleg, wyżywienie i opieka

Przy zleceniu wyjazdowym ustalenia organizacyjne są częścią warunków pracy, a nie dodatkiem do miłej przygody. Powinny obejmować cały przejazd oraz pobyt, nie tylko adres studia.

Trzeba ustalić:

• kto wybiera i kupuje bilety;
• kto pokrywa koszt przejazdu;
• czy koszt jest zwracany, czy od razu opłacany przez klienta;
• kto płaci za zmianę lub anulowanie biletu;
• gdzie modelka będzie nocować;
• czy ma samodzielny, bezpieczny pokój;
• kto organizuje transfer między dworcem, lotniskiem, hotelem i planem;
• kto pokrywa wyżywienie;
• jakie dokumenty podróży i prawo do pracy są potrzebne;
• kto jest kontaktem awaryjnym;
• kto odpowiada za opiekę nad osobą niepełnoletnią;
• kto płaci za przejazd oraz nocleg rodzica lub opiekuna.

Nie kupujcie bezzwrotnych biletów, dopóki nie wiadomo, kto poniesie koszt po zmianie daty. Informacja, że klient „na pewno odda”, nie jest zasadą rozliczenia. Jest nadzieją, a przewoźnicy wyjątkowo rzadko przyjmują ją jako metodę płatności.

8. Anulowanie, przesunięcie i zmiana zakresu

Potwierdzony booking może zostać anulowany. Może zmienić się termin, pogoda może przerwać zdjęcia, modelka może zachorować, a produkcja może rozszerzyć kampanię. Dlatego warto ustalić reguły, zanim pojawi się problem.

Potwierdzenie lub powiązane warunki powinny odpowiadać na pytania:

• Co dzieje się, gdy klient odwoła pracę?
• Czy wysokość opłaty za anulowanie zależy od terminu rezygnacji?
• Co dzieje się z opłaconym transportem i noclegiem?
• Jak traktowany jest dzień przesunięty z powodu pogody?
• Czy termin rezerwowy jest płatny i do kiedy może zostać uruchomiony?
• Jak zgłosić chorobę albo zdarzenie losowe?
• Co dzieje się, gdy produkcja przekroczy uzgodniony czas?
• Kto zatwierdza dodatkowy dzień albo szersze użycie materiałów?
• Jak zostanie wycenione przedłużenie kampanii?

Nie istnieje jedna automatyczna stawka za każde anulowanie. Wzory używane na różnych rynkach przewidują odmienne progi i wyjątki. Liczy się kontrakt, przyczyna, czas pozostały do realizacji oraz konkretne ustalenia stron.

Najgorszy moment na pierwszą rozmowę o zasadach anulowania przypada dokładnie po anulowaniu. Wtedy każda strona ma już własną, bardzo logiczną wersję tego, kto powinien zapłacić.

Zmiana po potwierdzeniu wymaga nowej decyzji

Jeśli klient po bookingu dodaje film, drugą markę, kolejny dzień, nagość, zmianę fryzury, publikację na prywatnym profilu albo nowe użycie wizerunku, nie jest to zwykłe doprecyzowanie planu.

Booker powinien przekazać zmianę, a modelka i rodzic powinni mieć możliwość jej oceny. Trzeba też ustalić wpływ na wynagrodzenie, czas, wyłączność i zgodę na wizerunek. Potwierdzenie konkretnego zlecenia nie daje produkcji otwartego rachunku na dodatkowe pomysły.

9. Co dodatkowo sprawdzić przy osobie niepełnoletniej?

Przy dziecku lub nastolatku nie wystarczy dopisać nazwiska rodzica w kopii wiadomości. Trzeba sprawdzić, czy zlecenie może zostać legalnie i bezpiecznie wykonane przez osobę w konkretnym wieku.

Na etapie potwierdzenia rodzic powinien znać:

• dokładny zakres pracy oraz wykorzystania wizerunku;
• prawdziwe godziny pracy, przygotowań i podróży;
• zasady opieki na planie oraz podczas wyjazdu;
• wymagane zgody i zezwolenia;
• wpływ terminu na obowiązek szkolny;
• osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo;
• dokumenty, które podpisuje rodzic, oraz te, które dotyczą bezpośrednio młodej osoby;
• zasady transportu i noclegu opiekuna;
• zgodę córki lub syna na udział.

Wiek castingowy, czyli wiek, na jaki modelka wygląda i może być obsadzana, nie zmienia jej daty urodzenia. Siedemnastolatka grająca dorosłą osobę nadal ma siedemnaście lat. Produkcja nie może odmłodzić ani postarzyć przepisów za pomocą makijażu.

Szczegółowe zasady opisujemy osobno w artykule Niepełnoletnia modelka a zlecenie: zgody, zezwolenia i opieka. Przed potwierdzeniem nie zakładajcie, że formalności „załatwi się później”. Niektóre warunki decydują o tym, czy praca w ogóle może się odbyć.

Zgoda rodzica nie zastępuje zgody młodej osoby

Nawet gdy rodzic może i chce zatwierdzić dokumenty, córka lub syn muszą wiedzieć, czego dotyczy praca i chcieć w niej uczestniczyć. Dotyczy to szczególnie stylizacji, kontaktu fizycznego, wizerunku, zmiany wyglądu oraz scen mogących naruszać granice młodej osoby.

Marka, wynagrodzenie i kupiony bilet nie odbierają prawa do powiedzenia „nie” wobec nieuzgodnionej lub niebezpiecznej czynności.

10. Co może pojawić się dopiero w call sheet?

Call sheet to arkusz organizacyjny dnia zdjęciowego. Zwykle zawiera dokładny adres, godzinę wezwania, kontakty do produkcji, plan dnia, informacje o garderobie, makijażu, transporcie i kolejności scen.

Może zostać wysłany krótko przed realizacją, ponieważ produkcja dopina szczegóły do ostatniej chwili. Brak call sheet w dniu potwierdzenia nie oznacza więc automatycznie, że booking jest nieprawdziwy.

Później mogą pojawić się:

• dokładny numer studia lub wejścia;
• call time, czyli konkretna godzina wezwania;
• numer telefonu do osoby z produkcji;
• kolejność zdjęć i przerw;
• instrukcja dotycząca włosów, paznokci i ubioru na przyjazd;
• szczegóły parkingu, transferu albo odbioru z hotelu.

Call sheet nie powinien natomiast po raz pierwszy zmieniać istoty zlecenia. Nowa marka, dodatkowy dzień, inny rodzaj sesji, szersze wykorzystanie wizerunku, nagość lub nieuzgodniona zmiana wyglądu wymagają osobnej informacji i akceptacji.

Call sheet porządkuje produkcję. Nie służy do przemycania nowych warunków drobnym drukiem.

Checklista rodzica przed zaakceptowaniem bookingu

Poniższą listę można skopiować do wiadomości lub notatek. Nie każdy punkt będzie dotyczył każdego zlecenia, ale puste miejsce przy kluczowym warunku powinno prowadzić do pytania, nie do zgadywania.

Status i dokumenty

□ Czy agencja potwierdziła, że jest to bezwarunkowy confirmed booking?

□ Czy otrzymaliśmy warunki w formie, do której można później wrócić?

□ Czy wiemy, który dokument lub wiadomość zawiera aktualną wersję ustaleń?

□ Czy osoba przekazująca potwierdzenie jest uprawniona do prowadzenia bookingu?

Klient i zakres pracy

□ Czy znamy markę, klienta oraz podmiot odpowiedzialny za płatność?

□ Czy wiemy, czy to sesja, film, pokaz, fitting, wydarzenie czy kilka działań łącznie?

□ Czy modelka wie, co dokładnie będzie robić?

□ Czy znamy stylizacje i wrażliwe elementy realizacji?

□ Czy ujawniono kontakt fizyczny, bieliznę, nagość, ryzyko albo zmianę wyglądu?

□ Czy dodatkowe filmy, backstage i publikacje na profilu modelki zostały uzgodnione?

Termin i organizacja

□ Czy znamy datę, miasto i przewidywane godziny pracy?

□ Czy booking obejmuje fitting, próbę, podróż lub termin rezerwowy?

□ Czy znamy zasady nadgodzin?

□ Czy cały wymagany przedział jest możliwy do pogodzenia ze szkołą, pracą i opieką?

□ Czy wiemy, kiedy otrzymamy call sheet?

Pieniądze

□ Czy znamy stawkę za pracę i zakres praw do wizerunku?

□ Czy wiemy, które elementy są płatne osobno?

□ Czy znamy prowizję oraz inne możliwe potrącenia?

□ Czy ustalono koszty podróży, hotelu, wyżywienia i opiekuna?

□ Czy wiadomo, kto rozlicza zlecenie i od kiedy biegnie termin płatności?

Wizerunek i wyłączność

□ Czy określono markę, media, terytorium i czas kampanii?

□ Czy płatna reklama oraz media społecznościowe zostały wymienione?

□ Czy wiadomo, jak uzgadnia się przedłużenie lub rozszerzenie kampanii?

□ Czy osobno opisano skan twarzy, głosu, ciała albo użycie AI?

□ Czy wyłączność ma określoną kategorię, czas, terytorium i wynagrodzenie?

Wyjazd, zmiany i bezpieczeństwo

□ Czy wiemy, kto kupuje bilety i odpowiada za ich zmianę?

□ Czy znamy hotel, transport lokalny i kontakty awaryjne?

□ Czy osoba niepełnoletnia ma zapewnioną właściwą opiekę?

□ Czy ustalono zasady anulowania oraz przesunięcia pracy?

□ Czy każda istotna zmiana po potwierdzeniu wymaga nowej akceptacji?

□ Czy córka lub syn rozumie warunki i chce wykonać tę pracę?

Czerwone flagi w potwierdzeniu

Brak jednego szczegółu nie zawsze oznacza oszustwo lub niebezpieczną produkcję. Część informacji naprawdę pojawia się później. Niektóre sygnały wymagają jednak zatrzymania procesu i wyjaśnienia sprawy.

Uważajcie, gdy:

• nikt nie chce wskazać klienta ani rodzaju produktu;
• kwota jest wysoka, ale nie wiadomo, za co dokładnie przysługuje;
• potwierdzenie wymaga natychmiastowego „tak”, choć brakuje zakresu pracy;
• produkcja chce dowolnego wykorzystania wizerunku bez czasu, terytorium i celu;
• zapis o AI pozwala tworzyć nieograniczone nowe materiały;
• wyłączność nie ma granic lub wynagrodzenia;
• osoba niepełnoletnia ma podróżować bez jasnej opieki;
• ktoś poleca ukryć prawdziwy wiek albo cel wyjazdu;
• ustalenia mają pozostać tajemnicą przed rodzicem;
• call sheet wprowadza inną pracę niż wcześniej potwierdzona;
• pytania o dokumenty są przedstawiane jako brak profesjonalizmu.

Profesjonalizm nie polega na zgodzie w ciemno. Polega między innymi na tym, że wszystkie strony wiedzą, co potwierdzają.

O co zapytać bookera jednym mailem?

Jeśli wiadomość z potwierdzeniem jest zbyt krótka, można odpowiedzieć:

Dziękujemy za potwierdzenie. Zanim zaakceptujemy booking, prosimy o podsumowanie aktualnych warunków: klienta i marki, rodzaju oraz zakresu pracy, daty i przewidywanych godzin, stawki wraz z informacją o prowizji i kosztach, zakresu wykorzystania wizerunku, wyłączności, zasad podróży oraz anulowania. Prosimy także o wskazanie wymagań dotyczących osoby niepełnoletniej i terminu przesłania call sheet.

To nie jest agresywna negocjacja. To prośba o opis zlecenia, które rodzina ma zaakceptować.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wiadomość na komunikatorze może być potwierdzeniem bookingu?

Może dokumentować ustalenia, jeśli jasno wskazuje strony oraz zaakceptowane warunki. Dla porządku warto jednak poprosić o pełne podsumowanie w jednym miejscu i zachować całą korespondencję.

Czy potwierdzenie musi być podpisane?

To zależy od rodzaju dokumentu, stron i wymaganej formy konkretnej czynności. Nie każda umowa wymaga odręcznego podpisu, ale brak podpisu nie oznacza, że wiadomość można bez konsekwencji ignorować. Przy wątpliwościach prawnych dotyczących konkretnej umowy warto skonsultować dokument z prawnikiem.

Czy brak call sheet oznacza, że booking nie jest potwierdzony?

Nie. Call sheet może przyjść później. Przed akceptacją powinny być jednak znane istotne warunki, takie jak klient, zakres pracy, termin, orientacyjny czas, wynagrodzenie i wykorzystanie wizerunku.

Czy stawka powinna obejmować prawa do wizerunku?

Może obejmować je łącznie albo rozdzielać wynagrodzenie za pracę i wykorzystanie materiałów. Ważne, aby zapis mówił, jaki zakres praw jest opłacony daną kwotą.

Czy zapis „social media” wystarcza?

Zwykle warto go doprecyzować. Trzeba ustalić, czy chodzi o profile marki, płatne reklamy, konta partnerów, publikację modelki, jakie terytorium oraz jaki czas.

Czy klient może przedłużyć kampanię bez pytania?

Zależy to od przyjętych warunków. Potwierdzenie powinno opisywać czas kampanii oraz sposób uzgodnienia przedłużenia, wraz z ewentualnym dodatkowym wynagrodzeniem.

Czy wyłączność jest standardowo wliczona w stawkę?

Nie należy tego zakładać. Wyłączność ogranicza przyszłe możliwości pracy, dlatego jej zakres i wynagrodzenie powinny być wyraźnie uzgodnione.

Czy rodzic musi znać nazwę marki przed potwierdzeniem?

Poufność może ograniczać informacje na początku selekcji. Przed akceptacją zlecenia rodzic i agencja powinni jednak znać tyle danych, aby ocenić zakres, bezpieczeństwo, wizerunek i możliwe konflikty. Jeśli pełna nazwa nadal nie może zostać ujawniona, agencja powinna wyjaśnić dlaczego oraz jakie informacje może przekazać.

Co zrobić, gdy na planie zakres okazuje się inny?

Nie należy automatycznie zgadzać się na nową czynność. Modelka powinna skontaktować się z bookerem, a przy osobie niepełnoletniej decyzja musi uwzględniać rodzica i zgodę młodej osoby. W razie bezpośredniego zagrożenia najpierw trzeba przerwać czynność i zadbać o bezpieczeństwo.

Czy zasady anulowania są wszędzie takie same?

Nie. Zależą od kontraktu, rynku, agencji i ustaleń z klientem. Zagraniczny regulamin może być dobrym przykładem praktyki branżowej, ale nie staje się automatycznie częścią polskiego bookingu.

Czy można zaakceptować booking, gdy część szczegółów pojawi się później?

Tak, jeśli później mają pojawić się zwykłe informacje organizacyjne, a istotne warunki są już znane. Jeśli nieznany pozostaje zakres pracy, stawka, wykorzystanie wizerunku albo warunek legalnej pracy, lepiej najpierw uzyskać odpowiedź.

Co warto zapamiętać?

Potwierdzenie bookingu nie musi być długie. Musi być kompletne na tyle, aby modelka, rodzic, agencja i klient rozumieli tę samą pracę w ten sam sposób.

Sprawdźcie pięć obszarów: kto zamawia, co ma zostać wykonane, kiedy i gdzie, za ile oraz jak klient może wykorzystać efekt. Potem dodajcie wyłączność, podróż, anulowanie i formalności dotyczące wieku. To właśnie w tych dopiskach najczęściej ukrywa się realny koszt pozornie prostego zlecenia.

Nie każda brakująca godzina jest alarmem. Dokładny call time może przyjść później. Brak informacji o nagości, wyłączności, szerokiej kampanii albo cyfrowym użyciu twarzy nie jest jednak szczegółem organizacyjnym.

Potwierdzenie ma zamknąć pole do domysłów, a nie tylko wpisać słowo „confirmed” nad listą niewiadomych.

Źródła i podstawa merytoryczna

• ISAP, Kodeks cywilny
• ISAP, ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych
• Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Wizerunek osoby fizycznej: prawne aspekty i ochrona
• British Fashion Model Agents Association, Terms and Conditions for booking models
• British Fashion Model Agents Association, Code of Conduct

Materiał ma charakter edukacyjny i nie zastępuje analizy konkretnej umowy ani porady prawnej.